Quy Trình Xây Dựng Chương Trình Hội Nghị Khách Hàng Hiệu Quả

Một chương trình hội nghị khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận những khách hàng mục tiêu cũng như chăm sóc những khách hàng cũ. Tuy nhiên, để một hội nghị diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả tốt nhất thì không phải công ty nào cũng làm được. 

Vậy, xây dựng chương trình hội nghị khách hàng như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất? SEE SOUND sẽ bật mí ngay qua bài viết dưới đây.

Quy trình xây dựng chương trình hội nghị khách hàng cụ thể

1. Xác định đối tượng tham gia hội nghị

Việc xác định đúng những đối tượng tham dự là mục tiêu quan trọng nhất khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng. Khi xác định đối tượng, bạn cần lưu ý những yếu tố sau:

• Giới tính
• Độ tuổi
• Nghề nghiệp
• Mức lương
• Tình trạng hôn nhân
• Khu vực sinh sống

Bạn có điều chỉnh một số yếu tố khác cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp của bạn đang hoạt động.

Xác định đối tượng tham dự khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

2. Xác định thời gian

Thời gian diễn ra hội nghị cũng không kém phần quan trọng khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng. Việc quyết định lựa chọn thời gian sẽ ảnh hưởng đến số lượng người tham gia và chất lượng của hội nghị.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chọn thời điểm tổ chức hội nghị vào những ngày cuối tuần. Đây là thời điểm khả thi nhất vì số lượng người có thời gian rảnh tương đối nhiều.

Các khung giờ thích hợp để tổ chức hội nghị:

• 8 giờ đến 10 giờ
• 14 giờ đến 16 giờ
• 18 giờ đến 20 giờ

Xác định thời gian khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

3. Xác định địa điểm

Để xác định địa điểm phù hợp nhất khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng, các bạn cần ước tính trước một số yếu tố như sau:

• Số lượng khách tham dự: Dựa vào số lượng khách tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu số lượng khách hàng chỉ từ 200 đến 500 người thì nên chọn trung tâm tiệc cưới. Nếu lượng khách từ 500 trở lên thì nên tổ chức hội nghị tại các khu Resort.
• Chi phí: Bạn nên hoạch định những loại chi phí cơ bản và phát sinh trong khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng. Ở phần này, bên trung tâm tổ chức hội nghị có thể đưa ra bảng báo giá cho bạn.

Xác định thời gian khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

4. Lên kịch bản cho chương trình

Một kịch bản cho chương trình hội nghị khách hàng cần được lên một cách chi tiết và chặt chẽ. Khi viết kịch bản trong xây dựng chương trình hội nghị cần đặc biệt quan tâm những yếu tố sau:

• Phân biệt rõ ba loại kịch bản trong xây dựng hội nghị, bao gồm: kịch bản tổng quát, kịch bản lời dẫn và kịch bản âm thanh, ánh sáng.
• Kết cấu một kịch bản cần có 3 phần, gồm: phần mở đầu, phần nội dung và kết thúc.
• Nội dung các phần trong kịch bản cần phải có tính logic, mạch lạc và hướng đến một mục đích chung.
• Chọn một vài yếu tố gây bất ngờ để gây ấn tượng và tạo hứng thú cho những khách hàng đến tham dự.

Lên kịch bản cho chương trình hội nghị khách hàng

Những lưu ý khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp một vài khó khăn trong quá trình lên kế hoạch tổ chức hội nghị. Vì vậy, để quá trình này được thuận lợi hơn, bạn hãy lưu ý một số nội dung dưới đây nhé.

• Đầu tiên, bạn nên khảo sát những địa điểm dự kiến sẽ tổ chức buổi lễ. Từ đó, lựa chọn địa điểm phù hợp với chủ đề của hội nghị. Việc chọn sai địa điểm là nguyên nhân lớn gây thất bại cho doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị.
• Lựa chọn nhân sự phù hợp khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng. Những nhân sự còn thiếu kinh nghiệm có thể mắc nhiều sai sót khi tổ chức hội nghị. Vì vậy, bạn nên chọn lọc hoặc đào tạo nhân viên trước khi để họ tham gia tổ chức hội nghị.
• Việc lựa chọn đơn vị tổ chức cũng không kém phần quan trọng khi xây dựng chương trình hội nghị. Vì vậy, để đảm bảo hội nghị thành công tốt đẹp, bạn nên chọn một đơn vị tổ chức có kinh nghiệm và uy tín.

Lựa chọn đơn vị tổ chức có kinh nghiệm 

Qua bài viết trên, hy vọng bạn có thể xây dựng chương trình hội nghị khách hàng cho công ty một cách hiệu quả. Ngoài ra, SEE SOUND sẵn lòng giải đáp những thắc mắc của bạn đọc mọi lúc. Vì vậy, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi nhé.