Chia sẻ Những Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời | SEE SOUND

Tổ chức sự kiện ngoài trời dần được ưa chuộng bởi nhiều ưu điểm: không gian thoáng đãng, không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn,... Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời không phải là chuyện đơn giản.

Bạn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm? SEE SOUND sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thông qua bài viết này!

Những Sự Kiện Thích Hợp Tổ Chức Ngoài Trời

Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện. Tùy vào tính chất của sự kiện mà người ta sẽ chia thành nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Những loại sự kiện thường thấy là: 

• Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khánh thành, lễ khởi công, hội nghị, họp báo,...
• Sự kiện giáo dục: Lễ tốt nghiệp, khai giảng/ bế giảng, hội nghị, hội thảo,...
• Sự kiện quảng bá: Sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, Showroom trưng bày, hội chợ triển lãm,...
• Sự kiện kỷ niệm: Tiệc tất niên, tiệc kỷ niệm ngày thành lập,...
• Sự kiện thể thao, giải trí: Sự kiện âm nhạc, hội thao, lễ trao giải,...

Một số sự kiện bắt buộc chỉ thực hiện được trong nhà. Nhưng có nhiều sự kiện bạn hoàn toàn có thể lựa chọn tổ chức ngoài trời thay thế. Chẳng hạn như: lễ khai trương, khánh thành của doanh nghiệp, hội chợ triển lãm, sự kiện thời trang, lễ hội âm nhạc, tiệc cưới,...

Tổ chức sự kiện ngoài trời dần được nhiều người ưa chuộng bởi nhiều ưu điểm

>>> Tham khảo: Top 5 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tại Đà Nẵng | SEE SOUND

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều thứ cần phải để ý đến hơn là khi tổ chức sự kiện trong nhà. Cùng điểm xem những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời là gì ngay để có thể tổ chức sự kiện một cách thành công nhé!

Những Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Có phương án dự trù nếu thời tiết thay đổi bất chợt

Một trong những điều quan trọng nhất trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời là vấn đề thời tiết. Điều kiện thời tiết thuận lợi nhất để tổ chức sự kiện ngoài trời là trời không mưa và không có gió lớn. Vì vậy, bạn cần phải liên tục theo dõi dự báo thời tiết trước 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo thời tiết không gây ra bất tiện cho sự kiện của bạn.

Lời khuyên là bạn nên tránh tổ chức sự kiện vào mùa mưa (từ tháng 7 đến tháng 12). Nếu bắt buộc phải tổ chức trong giai đoạn này, hãy chuẩn bị dù, bạt lớn để che chắn. 

Ngoài ra, hãy chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn sảnh tiệc trong nhà, để nếu trong suốt quá trình buổi tiệc diễn ra mà bất chợt có mưa thì có thể dễ dàng, nhanh chóng di chuyển vào trong nhà và tiếp tục buổi tiệc. 

Lên ý tưởng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Với một không gian mở rộng lớn, khách mời sẽ rất khó khăn trong việc chú ý vào một khu vực nào đó, rất có thể họ không biết đâu mới là tâm điểm của buổi sự kiện. Vì vậy, người tổ chức sự kiện nên làm nổi bật khu vực chính của sự kiện để thu hút khách mời tham dự.

Bạn có thể làm cho khu vực sân khấu chính trở nên khác biệt bằng bóng bay, hoa, thảm đỏ,... Tùy theo hình thức sự kiện mà bạn có thể lựa chọn vật dụng trang trí phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt pano, phướn, hoặc standee để vừa có thể chia giới hạn khu vực trong không gian tổ chức tiệc, vừa dễ dàng cho việc quản lý.

Khu vực sân khấu chính nên được làm nổi bật và thu hút ánh nhìn của khách mời

Đảm bảo bãi giữ xe cho khách mời

Nếu bạn tổ chức một sự kiện ngoài trời, việc đảm bảo bãi giữ xe cho khách mời cũng là một trong những điều bạn cần phải lưu ý. Khác hẳn với tổ chức sự kiện tại khách sạn hay nhà hàng, nơi có bãi giữ xe riêng, đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị về chỗ đỗ xe cho tất cả khách mời.

Hãy xác định số lượng khách mời tham gia sự kiện để từ đó tính số lượng xe và phân bổ không gian sao cho hợp lý. Sắp xếp các bãi xe ở quanh địa điểm tổ chức sự kiện, càng gần khu vực tổ chức sự kiện càng tốt vì nó tiện lợi hơn cho khách mời tham gia. Có một bãi xe gọn gàng sẽ tránh tình trạng ùn tắc giao thông tại khu vực chính và hình ảnh lộn xộn không đẹp mắt cho sự kiện.

>>> Tham khảo: Chia Sẻ Quy Trình Tổ Chức 1 Sự Kiện Chi Tiết, Chuyên Nghiệp

Đảm bảo vấn đề an ninh và vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Sẽ rất khó để quản lí nếu địa điểm tổ chức sự kiện quá rộng. Vì vậy, bạn nên tìm những địa điểm được hỗ trợ về an ninh hoặc thuê lực lượng an ninh đông đảo nhằm đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng. Ngoài hương vị món ăn, vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm cũng là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu. Bạn nên lựa chọn kỹ càng đơn vị cung cấp thực phẩm uy tín, chất lượng để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra.

Bạn cũng nên bố trí nhiều thùng rác ở khắp các khu vực xung quanh nơi tổ chức sự kiện để đảm bảo cảnh quan luôn được giữ gìn sạch sẽ. Thêm vào đó, cũng cần chọn những địa điểm có nhà vệ sinh hoặc sắp xếp nhà vệ sinh lưu động cho khách mời.

Lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp

Một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần để tâm là âm thanh ánh sáng cho sự kiện. Khác với tổ chức sự kiện trong không gian kín, sự kiện ngoài trời cần một hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công sức lớn, có sức lan tỏa. Nếu như sự kiện diễn ra vào buổi tối, hãy đảm bảo bố trí đủ các thiết bị điện, ánh sáng để cung cấp đủ nguồn sáng cho sự kiện được diễn ra. 

Bạn có thể trao đổi với đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng để có sự lựa chọn lý tưởng với chương trình. Trao đổi với ban tổ chức để khu vực nào cần nổi bật thì hãy tập trung ánh sáng để tránh bị lu mờ.

Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải được đầu tư và chọn lựa kỹ khi tổ chức sự kiện ngoài trời

>>> Tham khảo: NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUÊ  ÂM THANH ÁNH SÁNG SỰ KIỆN

SEE SOUND - Dịch Vụ Cho Thuê Âm Thanh Ánh Sáng Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

SEE SOUND là một đơn vị chuyên cung cấp và cho thuê âm thanh ánh sáng tại Đà Nẵng. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên và nhân viên kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm, nhiệt tình hỗ trợ, cam kết sẽ khiến sự kiện của bạn trở nên thành công và trọn vẹn nhất.

Qua nhiều năm hoạt động trong nghề, SEE SOUND đã được hợp tác với nhiều doanh nghiệp khác nhau, từ đó đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm qua từng dự án, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, chúng tôi luôn sáng tạo, phát triển những dịch vụ phù hợp nhất, tiện ích nhất dành cho khách hàng.

Lí do bạn nên chọn SEE SOUND đồng hành trong sự kiện ngoài trời của bạn

• Đội ngũ kỹ thuật viên nhiệt tình và có nhiều kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ khi nào có vấn đề xảy ra.

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật tại SEE SOUND

• Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại đa dạng, luôn được đổi mới hoặc sửa chữa thường xuyên, được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng.
• Tất cả các thiết bị mà chúng tôi sử dụng điều được nhập chính hãng từ các thương hiệu tốt nhất trong ngành. Chúng tôi có thẻ cung cấp cho bạn chứng từ nếu cần thiết.
• Cùng với đó là hệ thống các thiết bị ánh sáng với công suất lớn. Đáp ứng cho sự kiện của bạn nếu diễn ra liên tục trong nhiều giờ đồng hồ.

Hệ thống âm thanh ánh sáng tại SEE SOUND đa dạng

• Thời gian chuẩn bị, lắp đặt thiết bị nhanh chóng. Trước khi diễn ra sự kiện chính thức chúng tôi luôn kiểm tra hệ thống âm thanh để chắc rằng mọi điều diễn ra theo đúng kế hoạch đã định. 

​

>>> Tham khảo: Dịch Vụ Cho Thuê Âm Thanh Tại Đà Nẵng | SEE SOUND

𝐒𝐄𝐄 𝐒𝐎𝐔𝐍𝐃 - Nơi chuyên cung cấp và cho thuê âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, chất lượng với chi phí cạnh tranh tại Đà Nẵng. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp chương trình của quý khách trở nên chuyên nghiệp và thành công nhất. Hãy liên hệ hotline 0768 122 555 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.

SEE SOUND vừa chia sẻ cho bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công!

SEE SOUND - Công ty cho thuê âm thanh ánh sáng hàng đầu Đà Nẵng