Tổ chức sự kiện ngoài trời dần được ưa chuộng bởi nhiều ưu điểm: không gian thoáng đãng, không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn,... Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời không phải là chuyện đơn giản.
Bạn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm? SEE SOUND sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thông qua bài viết này!
Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện. Tùy vào tính chất của sự kiện mà người ta sẽ chia thành nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Những loại sự kiện thường thấy là:
Một số sự kiện bắt buộc chỉ thực hiện được trong nhà. Nhưng có nhiều sự kiện bạn hoàn toàn có thể lựa chọn tổ chức ngoài trời thay thế. Chẳng hạn như: lễ khai trương, khánh thành của doanh nghiệp, hội chợ triển lãm, sự kiện thời trang, lễ hội âm nhạc, tiệc cưới,...
Tổ chức sự kiện ngoài trời dần được nhiều người ưa chuộng bởi nhiều ưu điểm
>>> Tham khảo: Top 5 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tại Đà Nẵng | SEE SOUND
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều thứ cần phải để ý đến hơn là khi tổ chức sự kiện trong nhà. Cùng điểm xem những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời là gì ngay để có thể tổ chức sự kiện một cách thành công nhé!
Một trong những điều quan trọng nhất trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời là vấn đề thời tiết. Điều kiện thời tiết thuận lợi nhất để tổ chức sự kiện ngoài trời là trời không mưa và không có gió lớn. Vì vậy, bạn cần phải liên tục theo dõi dự báo thời tiết trước 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo thời tiết không gây ra bất tiện cho sự kiện của bạn.
Lời khuyên là bạn nên tránh tổ chức sự kiện vào mùa mưa (từ tháng 7 đến tháng 12). Nếu bắt buộc phải tổ chức trong giai đoạn này, hãy chuẩn bị dù, bạt lớn để che chắn.
Ngoài ra, hãy chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn sảnh tiệc trong nhà, để nếu trong suốt quá trình buổi tiệc diễn ra mà bất chợt có mưa thì có thể dễ dàng, nhanh chóng di chuyển vào trong nhà và tiếp tục buổi tiệc.
Với một không gian mở rộng lớn, khách mời sẽ rất khó khăn trong việc chú ý vào một khu vực nào đó, rất có thể họ không biết đâu mới là tâm điểm của buổi sự kiện. Vì vậy, người tổ chức sự kiện nên làm nổi bật khu vực chính của sự kiện để thu hút khách mời tham dự.
Bạn có thể làm cho khu vực sân khấu chính trở nên khác biệt bằng bóng bay, hoa, thảm đỏ,... Tùy theo hình thức sự kiện mà bạn có thể lựa chọn vật dụng trang trí phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt pano, phướn, hoặc standee để vừa có thể chia giới hạn khu vực trong không gian tổ chức tiệc, vừa dễ dàng cho việc quản lý.
Khu vực sân khấu chính nên được làm nổi bật và thu hút ánh nhìn của khách mời
Nếu bạn tổ chức một sự kiện ngoài trời, việc đảm bảo bãi giữ xe cho khách mời cũng là một trong những điều bạn cần phải lưu ý. Khác hẳn với tổ chức sự kiện tại khách sạn hay nhà hàng, nơi có bãi giữ xe riêng, đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị về chỗ đỗ xe cho tất cả khách mời.
Hãy xác định số lượng khách mời tham gia sự kiện để từ đó tính số lượng xe và phân bổ không gian sao cho hợp lý. Sắp xếp các bãi xe ở quanh địa điểm tổ chức sự kiện, càng gần khu vực tổ chức sự kiện càng tốt vì nó tiện lợi hơn cho khách mời tham gia. Có một bãi xe gọn gàng sẽ tránh tình trạng ùn tắc giao thông tại khu vực chính và hình ảnh lộn xộn không đẹp mắt cho sự kiện.
>>> Tham khảo: Chia Sẻ Quy Trình Tổ Chức 1 Sự Kiện Chi Tiết, Chuyên Nghiệp
Sẽ rất khó để quản lí nếu địa điểm tổ chức sự kiện quá rộng. Vì vậy, bạn nên tìm những địa điểm được hỗ trợ về an ninh hoặc thuê lực lượng an ninh đông đảo nhằm đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng. Ngoài hương vị món ăn, vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm cũng là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu. Bạn nên lựa chọn kỹ càng đơn vị cung cấp thực phẩm uy tín, chất lượng để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra.
Bạn cũng nên bố trí nhiều thùng rác ở khắp các khu vực xung quanh nơi tổ chức sự kiện để đảm bảo cảnh quan luôn được giữ gìn sạch sẽ. Thêm vào đó, cũng cần chọn những địa điểm có nhà vệ sinh hoặc sắp xếp nhà vệ sinh lưu động cho khách mời.
Một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần để tâm là âm thanh ánh sáng cho sự kiện. Khác với tổ chức sự kiện trong không gian kín, sự kiện ngoài trời cần một hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công sức lớn, có sức lan tỏa. Nếu như sự kiện diễn ra vào buổi tối, hãy đảm bảo bố trí đủ các thiết bị điện, ánh sáng để cung cấp đủ nguồn sáng cho sự kiện được diễn ra.
Bạn có thể trao đổi với đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng để có sự lựa chọn lý tưởng với chương trình. Trao đổi với ban tổ chức để khu vực nào cần nổi bật thì hãy tập trung ánh sáng để tránh bị lu mờ.
Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải được đầu tư và chọn lựa kỹ khi tổ chức sự kiện ngoài trời
>>> Tham khảo: NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUÊ ÂM THANH ÁNH SÁNG SỰ KIỆN
SEE SOUND là một đơn vị chuyên cung cấp và cho thuê âm thanh ánh sáng tại Đà Nẵng. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên và nhân viên kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm, nhiệt tình hỗ trợ, cam kết sẽ khiến sự kiện của bạn trở nên thành công và trọn vẹn nhất.
Qua nhiều năm hoạt động trong nghề, SEE SOUND đã được hợp tác với nhiều doanh nghiệp khác nhau, từ đó đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm qua từng dự án, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, chúng tôi luôn sáng tạo, phát triển những dịch vụ phù hợp nhất, tiện ích nhất dành cho khách hàng.
Đội ngũ nhân viên kỹ thuật tại SEE SOUND
Hệ thống âm thanh ánh sáng tại SEE SOUND đa dạng
>>> Tham khảo: Dịch Vụ Cho Thuê Âm Thanh Tại Đà Nẵng | SEE SOUND
𝐒𝐄𝐄 𝐒𝐎𝐔𝐍𝐃 - Nơi chuyên cung cấp và cho thuê âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, chất lượng với chi phí cạnh tranh tại Đà Nẵng. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp chương trình của quý khách trở nên chuyên nghiệp và thành công nhất. Hãy liên hệ hotline 0768 122 555 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.
SEE SOUND vừa chia sẻ cho bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin có ích cho bạn. Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công!
SEE SOUND - Công ty cho thuê âm thanh ánh sáng hàng đầu Đà Nẵng
Chương trình giới thiệu du lịch Đà Nẵng tại Kuala Lumpur, Malaysia do Quỹ Xúc tiến Phát triển Du lịch TP.Đà Nẵng chủ trì, phối hơp với Sở Du lịch TP. Đà Nẵng tổ chức vào ngày 27/8/2024, thu hút gần 100 khách mời hoạt động trong ngành du lịch.
Xem ThêmVới lịch nghỉ lễ Quốc khánh kéo dài 4 ngày, Đà Nẵng trở thành điểm đến lý tưởng được nhiều du khách lựa chọn để tận hưởng kỳ nghỉ cùng gia đình và bạn bè. Dưới đây là loạt trải nghiệm không thể bỏ lỡ nếu bạn đến thành phố sông Hàn dịp này.
Xem Thêm
Từ 05 – 07/9/2024, Sở Du lịch thành phố Đà Nẵng phối hợp với Sở Du lịch tỉnh Thừa Thiên Huế, Quảng Bình, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Quảng Nam, Quảng Trị tham gia gian hàng chung 05 địa phương với chủ đề “Miền di sản diệu kỳ” tại Hội chợ du lịch quốc tế ITE HCMC 2024.
Xem Thêm