Chia Sẻ Quy Trình Tổ Chức 1 Sự Kiện Chi Tiết, Chuyên Nghiệp

Để mỗi một sự kiện diễn ra thành công, bạn cần phải chuẩn bị một cách thật chu đáo. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về quy trình tổ chức 1 sự kiện. SEE SOUND sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình tổ chức 1 sự kiện một cách chi tiết nhất!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức, thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc. Quy trình tổ chức 1 sự kiện thường bắt đầu với việc lên ý tưởng, tổ chức và giám sát sự kiện diễn ra.

Quy trình tổ chức 1 sự kiện thường bắt đầu với việc lên ý tưởng, tổ chức và giám sát sự kiện diễn ra

>>> Tham khảo: SEE SOUND - Cửa Hàng Âm Thanh Tại Đà Nẵng Với Những Dịch Vụ Hoàn Hảo

Các loại hình sự kiện thường thấy

Tùy vào tính chất của sự kiện mà người ta sẽ chia thành nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Các loại sự kiện thường thấy có thể kể đến như:

• Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khánh thành, lễ khởi công, hội nghị, họp báo,...
• Sự kiện giáo dục: Lễ tốt nghiệp, khai giảng/ bế giảng, hội nghị, hội thảo,...
• Sự kiện quảng bá: Sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, Showroom trưng bày, hội chợ triển lãm,...
• Sự kiện kỷ niệm: Tiệc tất niên, tiệc kỷ niệm ngày thành lập,...
• Sự kiện thể thao, giải trí: Sự kiện âm nhạc, hội thao, lễ trao giải,...

Quy trình tổ chức 1 sự kiện

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Và mỗi sự kiện lại có quy mô, tính chất cũng như mục đích khác nhau. Vì vậy, để tổ chức sự kiện thành công, quy trình tổ chức 1 sự kiện là không thể thiếu. Nó đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của một chương trình sự kiện.

Bước 1: Nghiên cứu

Nhiều người thường bỏ qua bước nghiên cứu trước khi tổ chức sự kiện và đây là một hành động sai lầm. Thực chất, việc nghiên cứu là một việc rất cần thiết trong quy trình tổ chức 1 sự kiện. 

Việc nghiên cứu và xác định thông tin, tính chất, mục đích của sự kiện đóng vai trò rất quan trọng. Bởi nó quyết định và ảnh hưởng rất nhiều đến việc lên kế hoạch cho cả chương trình sự kiện. Trước khi tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau:

• Loại hình, tính chất của sự kiện là gì?
• Quy mô tổ chức sự kiện như thế nào?
• Mục tiêu tổ chức sự kiện
• Số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu người?
• Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
• Ngân sách cho việc tổ chức

Việc nghiên cứu và xác định thông tin, tính chất, mục đích của sự kiện đóng vai trò rất quan trọng

Sau khi nắm rõ các thông tin về sự kiện, cần phải lên ý tưởng để tổ chức sự kiện. Ý tưởng cần phải phù hợp với mục đích và tính chất của sự kiện.

>>> Tham khảo: Những điều cần lưu ý khi thuê âm thanh ánh sáng sự kiện

Bước 2: Lập kế hoạch

Sau khi xác định được các thông tin cần thiết, việc tiếp theo trong quy trình tổ chức 1 sự kiện là lập kế hoạch, kịch bản cho sự kiện. Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp người tổ chức nắm rõ tổng quát sự kiện và các việc cần làm khi sự kiện diễn ra.

Kịch bản muốn lôi cuốn, không gây nhàm chán cho người tham dự thì phải có tính sáng tạo, nắm được mục đích chính chương trình. Khi lên kế hoạch và xây dựng kịch bản, cần phải dự trù các tình huống có thể xảy ra và đưa ra phương án giải quyết linh hoạt. 

Bước 3: Chỉnh sửa lại kế hoạch

Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức 1 sự kiện là bước quyết định xem bản kế hoạch của bạn có được thông qua hay không. Trước khi đưa bản kế hoạch và thuyết trình với Ban giám đốc, hãy chắc rằng bản kế hoạch của bạn là đủ chi tiết và được đầu tư.

Hãy chắc rằng bản kế hoạch của bạn là đủ chi tiết và được đầu tư

Hãy chuẩn bị sẵn tinh thần lạc quan và tiếp thu ý kiến để hoàn thiện bản kế hoạch, để chương trình sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và chỉnh chu nhất. 

Bước 4: Triển khai sự kiện

Bạn cần phải theo dõi sát sao tiến trình tổ chức sự kiện để chắc chắn rằng không có vấn đề nào xảy ra trước khi diễn ra chương trình. Mọi sự chuẩn bị cần được tiến hành suôn sẻ, có phương pháp đốc thúc để đảm bảo tiến độ của sự kiện.

Cần có phương pháp đốc thúc để đảm bảo tiến độ của sự kiện

Những việc cần chuẩn bị cho quy trình tổ chức 1 sự kiện:

• Xin giấy phép tổ chức sự kiện. Việc này cần phải được thực hiện trước 10 ngày diễn ra sự kiện.
• Liên hệ nhà cung cấp và tiến hành thuê dịch vụ liên quan. Làm việc với bất cứ đơn vị nào cũng cần có hợp đồng rõ ràng.
• Gửi thư mời cho khách tham dự
• Truyền thông sự kiện
• Dàn dựng và tổng duyệt chương trình sự kiện
• Tiến hành tổ chức chính thức

Bước 5: Tổng kết sự kiện, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, cần tổng kết chương trình và tiến hành quyết toán chi phí cho nhân viên. Ngoài ra, cũng cần họp lại, đo lường hiệu quả để đánh giá và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

Cần họp lại, đo lường hiệu quả để đánh giá và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau

SEE SOUND vừa chia sẻ cho bạn Quy trình tổ chức 1 sự kiện chi tiết nhất. Hy vọng bài viết đã có ích cho bạn! Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm công ty cung cấp và cho thuê âm thanh, ánh sáng tại Đà Nẵng, SEE SOUND là một sự lựa chọn dành cho bạn. 

>>> Tham khảo: Dịch Vụ Thuê Âm Thanh Ánh Sáng Sự Kiện | SEE SOUND

Đến với chúng tôi, bạn sẽ được trải nghiệm các thiết bị âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, chất lượng với chi phí cạnh tranh. Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm, SEE SOUND luôn sẵn sàng giúp chương trình của quý khách trở nên chuyên nghiệp và thành công nhất. Hãy liên hệ hotline 0768 122 555 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.

SEE SOUND - Công ty cho thuê âm thanh ánh sáng hàng đầu Đà Nẵng