Mách Bạn Cách Dự Trù Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Hợp Lí | SEE SOUND

Bạn cần lên kế hoạch dự trù chi phí tổ chức sự kiện hợp lí cho công ty của bạn? Cùng SEE SOUND tìm hiểu qua bài viết này!  

Tìm Hiểu Chi Tiết Kế Hoạch Và Mục Đích Sự Kiện Của Khách Hàng

Mỗi sự kiện đều có một kế hoạch khác nhau, mục đích và tính chất sự kiện cũng khác nhau. Đơn vị tổ chức cần phải có sự đầu tư, phân tích xem loại dịch vụ nào cần thiết cho sự kiện của mình, có thể tự chuẩn bị hay phải thuê ngoài để từ đó xây dựng chi phí tổ chức sự kiện hợp lí? 

Việc xác định sự kiện rất quan trọng vì nó là bước khởi đầu cho mọi công việc sau này. Xác định rõ ràng trước sẽ giúp bạn hiểu rõ về sự kiện, về quy mô và tính chất, để từ đó có thể dự tính số lượng thiết bị, các dịch vụ cần thiết và lượng chi phí cần bỏ ra cho sự kiện đó một cách chính xác hơn.

Việc xác định sự kiện rất quan trọng

Các thông tin mà đơn vị tổ chức cần nắm rõ để có thể lên kế hoạch dễ dàng hơn: số lượng khách mời tham dự, chủ đề của sự kiện là gì, địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian diễn ra sự kiện kéo dài bao lâu,...

>>> Tham khảo: Chia Sẻ Quy Trình Tổ Chức 1 Sự Kiện Chi Tiết, Chuyên Nghiệp

Liệt Kê Chi Tiết Các Loại Chi Phí Cần Thiết Cho Sự Kiện

Sau khi đã nắm rõ các tính chất của sự kiện, việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê tất cả các loại chi phí tổ chức sự kiện, các loại vật dụng, hoạt động hay nguồn lực cần thiết. Các thông tin cần lên kế hoạch trước bao gồm: số lượng, đơn giá, tổng cộng, chất lượng, nhà cung cấp,...  

Những Chi Phí Thường Thấy Khi Tổ Chức Sự Kiện

• Chi phí thiết kế và in ấn thư, phong bì mời, banner, poster, bandroll, tờ rơi, tài liệu,...
• Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện: hội trường, khách sạn,...
• Chi phí thuê thiết bị âm thanh ánh sáng, thiết bị công nghệ như máy tính, máy chiếu, tivi màn hình to,...
• Chi phí trang trí
• Chi phí hậu cần: quà tặng cho khách mời, giải thưởng, phí chụp ảnh, quay phim,...
• Chi phí nhân sự: MC dẫn chương trình, vũ công, hướng dẫn viên, nhân viên hậu cần, chi phí mời diễn giả, chuyên gia diễn thuyết,...
• Chi phí truyền thông: báo chí, truyền hình,...
• Chi phí phát sinh

Liệt kê tất cả các loại chi phí tổ chức sự kiện để dự trù chi phí tổ chức sự kiện hợp lí

>>> Tham khảo: Top 5 Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tại Đà Nẵng | SEE SOUND

Lên Bản Dự Trù Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Hợp Lí

Tận Dụng Tối Đa Nguồn Lực Có Sẵn

Sau khi đã xác định tất cả các hạng mục, liệt kê được hết các loại chi phí cần thiết cho sự kiện của bạn. Việc tiếp theo là tính toán phân bổ nguồn lực cần thiết cho từng hạng mục đó. Việc này sẽ góp phần quyết định chi phí tổ chức sự kiện hợp lí hay không. 

Với những loại chi phí có thể lược bỏ hoặc tiết kiệm nhờ có sẵn các loại cơ sở vật chất, trang thiết bị thường dùng như micro,... thì cần tiết kiệm hết sức có thể. Nhiều đơn vị đã có các loại thiết bị công nghệ hay có sẵn nguồn nhân lực nên không cần thiết phải thuê ngoài, gây lãng phí.

Một việc nữa là bạn nên giới hạn nguồn ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Khi cảm thấy chi phí đang bị nhiều hơn so với ban đầu, bạn có thể xem xét lại những hạng mục trên để nguồn chi phí theo đúng trong phạm vi. Ví dụ như mua sắm các vật dụng có thể bỏ qua hay thay thế bằng những vật tương tự mà giá cả hợp lí hơn. 

Giới hạn nguồn ngân sách cho việc tổ chức sự kiện để tránh phung phí quá nhiều vào những việc không liên quan

Khi giới hạn, bạn có thể kiểm soát được ngân sách mình chi ra mà không để phát sinh quá nhiều. Hãy kiểm tra, tính toán chi phí thường xuyên để kiểm soát chi tiết hơn tránh phung phí quá nhiều vào những việc không liên quan.

>>> Tham khảo: Cho Thuê Tivi Màn Hình To Giá Rẻ - Tổ Chức Sự Kiện | SEE SOUND

Lựa Chọn Đơn Vị Hỗ Trợ Tổ Chức Sự Kiện Có Các Dịch Vụ Trọn Gói

Nếu bạn không có các nguồn lực có sẵn thì việc thuê dịch vụ trọn gói sẽ tốt hơn là chi trả riêng lẻ cho từng hạng mục. Điều này sẽ giúp bạn có giá thương lượng tốt hơn và cũng tránh việc thuê quá nhiều làm bạn rối rắm với quá nhiều loại dịch vụ cần phải thuê. 

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị phần nhiều các loại thiết bị, công việc cần có với mức giá rẻ hơn là thuê riêng từng loại thiết bị ở nhiều đơn vị khác nhau.

Nên lựa chọn thuê đơn vị có các dịch vụ trọn gói 

>>> Tham khảo: Dịch Vụ Thuê Âm Thanh Ánh Sáng Sự Kiện | SEE SOUND

Giám Sát Chặt Chẽ Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện

Việc giám sát quá trình triển khai sự kiện sẽ bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc. Quan trọng là phải có một người quản lý đảm nhận công việc tính toán chi phí tổ chức sự kiện hợp lí, dự trù và ứng trước chi phí để triển khai.

Xây dựng mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với các nhà thầu vụ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện có được đơn giá thuê rẻ vì có thể giảm thiểu các khoản chi phí khấu hao, lưu kho trong quá trình hoạt động. Nó giúp tiết kiệm chi phí và luôn chủ động được trong việc hợp tác.

Việc giám sát quá trình triển khai sự kiện sẽ bảo đảm các trang thiết bị cần thiết luôn đáp ứng đầy đủ cho công việc

>>> Tham khảo: Dịch Vụ Cho Thuê Âm Thanh Tại Đà Nẵng | SEE SOUND

Hy vọng SEE SOUND đã giúp bạn một phần trong công việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện hợp lí. Vậy nếu bạn muốn tìm công ty cung cấp và cho thuê âm thanh, ánh sáng tại Đà Nẵng, SEE SOUND là một sự lựa chọn dành cho bạn. 

Đến với chúng tôi, bạn sẽ được trải nghiệm các thiết bị âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, chất lượng với chi phí cạnh tranh. Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm, SEE SOUND luôn sẵn sàng giúp chương trình của quý khách trở nên chuyên nghiệp và thành công nhất. Hãy liên hệ hotline 0768 122 555 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.

SEE SOUND - Công ty cho thuê âm thanh ánh sáng hàng đầu Đà Nẵng